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Stadt will Geld sparen

Olfen will Ratsunterlagen digital verschicken

OLFEN Ratsunterlagen sind mitunter lang. Sehr lang. Viele Städte verschicken sie deshalb per E-Mail. Auch in Olfen denkt man darüber nach. Aber nicht jeder ist dafür.

Olfen will Ratsunterlagen digital verschicken

Kein Zeitaufwand für Kopien, keine Papierberge mehr: Einladungen zu Ratssitzungen sollen auch in Olfen bald in digitaler Form beim Ratsmitglied ankommen. Foto: Karim Laouari

Die Stadtverwaltung Olfen verschickt die Einladungen an die Ratsmitglieder zu Sitzungen zurzeit noch mit der Post. Jährlich erhalten die 32 Ratsmitglieder jeweils rund 3600 Seiten Papier. Die Verwaltung möchte nun die digitale Einladung ab dem Sommer einführen.

„Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran“, sagt Hauptamtsleiterin Daniela Damm. Sie hat die neue Einladungsform dem Haupt- und Finanzausschuss am Dienstag vorgestellt. Sie betont, die Ratsmitglieder könnten wählen, wie sie die Einladung erhalten möchten. Damm: „Entweder digital, oder wie bisher. Eine Mischform kann es nicht geben.“

Nachbarstadt hat schon umgestellt

Der digitale Sitzungsdienst werde bereits beim Kreis und einigen Kommunen durchgeführt – so auch in der Nachbarstadt Selm. Dazu sagt der Selmer Stadtsprecher Malte Woesmann: „Wir haben die Digitalisierung im Sommer 2014 mit Beginn der damaligen Ratsperiode eingeführt. In dem Zug haben wir auch allen 32 Ratsmitgliedern und denjenigen, die innerhalb der Verwaltung mit den Sitzungen zu tun haben, iPads zur Verfügung gestellt.“

In anderen Gemeinden ist es noch nicht so weit: Anne Büscher von der Gemeinde Nordkirchen bestätigt, dass die Digitalisierung im Rat immer wieder im Gespräch sei. „Bisher haben sich alle Ratsmitglieder aber dagegen entschieden“, sagt sie.

Gute Erfahrungen gemacht

Für den digitalen Sitzungsdienst in Olfen soll das bereits in anderen Kommunen eingesetzte Programm „Mandatos“ eingesetzt werden. „Ich habe damit gute Erfahrungen gemacht“, befürwortet CDU-Kreistagsmitglied Ralf Danielczyk die digitale Form. „Mit dem papierlosen Sitzungsdienst werden viele Aspekte der Gremienarbeit effizienter gestaltet“, so Daniela Damm. Alle Unterlagen ständen direkt nach dem Hochladen der Sitzungssoftware zur Verfügung. Die Abhängigkeit von Postlaufzeiten sowie der Zeitaufwand für Kopien und Versand würde entfallen.

Noch offene Fragen

Ein Schulungstermin für die Ratsmitglieder sei geplant. Überlegt werden müsse auch noch, wie man mit sachkundigen Bürgern umgehe. Die Verwaltung schlägt zudem einen Zuschuss in Höhe von 75 Euro pro Kalenderjahr zur Anschaffung und Nutzung privater iPads, Notebooks und Tablets vor. Möglich ist auch ein Zuschuss pro Legislaturperiode. Daniela Damm erklärte, andere Kommunen würden 50 Euro jährlich oder auch 250 Euro für eine Legislaturperiode zahlen.

Christoph Hüsing, Pressesprecher des Kreises Coesfeld, glaubt übrigens nicht, dass der Wunsch oder die Abneigung gegen digitalisierte Post etwas mit dem Alter zu tun haben. Beim Kreis gibt es 54 Mitarbeiter. „Alle bis auf zwei werden seit 2012 digital eingeladen. Die beiden, die Papierpost bekommen, sind Jüngere. Die sind einfach papieraffin“, glaubt Hüsing. Ein Abgeordneter, der sehr gut mit digitaler Post zurechtkäme, sei hingegen schon 80.

Die Olfener Fraktionen werden sich nun mit dem Thema befassen. Dann muss jedes Ratsmitglied für sich entscheiden, wie es seine Einladung demnächst erhalten möchte.

Was sagen die Olfener Fraktionen?

Christoph Pettrup (CDU) ist der Meinung: „Das wurde schon lange Zeit, meinetwegen hätte das schon vor Jahren passieren können. In der Fraktion haben wir das Thema bereits besprochen, und von dem Programm „Mandatos“ haben wir bisher nur positive Berichte gehört. Man muss natürlich sehen, wie man mit den sachkundigen Bürgern umgeht. Wenn sich jemand gar nicht mit dieser Idee anfreunden kann, muss man das auch akzeptieren.“

Martina Naujoks (SPD) spricht sich dagegen aus: „Wir fänden es gut, wenn es erst mal so bleibt wie es ist. Wir haben viele ältere sachkundige Bürger, die keinen PC haben. Außerdem haben Marcus Vieting und ich es lieber, wenn man Unterlagen hat, in denen man blättern und sich Notizen machen kann. Das mit der Digitalisierung ist alles schön und gut. Uns würde die Papierform bisher aber noch die sympathischere Lösung sein.“

Rainer Möllney (FDP) sagt zum Thema Digitalisierung: „Ich finde das mit der digitalen Form der Einladung gut, ich brauche das ganze Papierzeug nicht. Das war ja schließlich ein unglaublicher Papierkram, den wir da immer bekommen haben. Es sind bei uns in der Fraktion sicher nur einzelne Kollegen, die da nicht mitziehen. Wir leben doch heute in einer ganz anderen Welt, da sollte mittlerweile jeder mit dem PC umgehen können.“

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