Im Castrop-Rauxeler Bürgerbüro läuft der Betrieb aus Sicht der Stadt fast wieder im Normalbetrieb. Die Neuorganisation trage Früchte, so der Erste Beigeordnete Michael Eckhardt. © Thomas Schroeter
Stadtverwaltung

Fortschritte im Bürgerbüro: Vier Wochen Wartezeit sind das nächste Ziel

Die gröbsten Probleme im Bürgerbüro sollen überwunden sein. Die Neuorganisation wirke, längere Öffnungszeiten sind kurzfristig geplant. Nur bei der Digitalisierung hapere es weiter gewaltig.

Die Situation im Castrop-Rauxeler Bürgerbüro hat sich aus Sicht der Stadtverwaltung nach langen Chaos-Monaten beruhigt. „Die Zahl der Beschwerden ist deutlich geringer geworden. Entweder haben die Menschen keine Lust mehr, sich zu beschweren, oder wir sind tatsächlich besser geworden. Ich setze auf die zweite Erklärung“, beschreibt der Erste Beigeordnete Michael Eckhardt den aktuellen Zustand am Donnerstag (21.10.) bei einem Pressegespräch.

Zurückzuführen ist die Normalisierung im Bürgerbüro aus Eckhardts Sicht auf mehrere Umstände. So habe der neue Büroleiter Detlef Grunau die Organisation in enger Absprache mit den Mitarbeitern komplett auf den Prüfstand gestellt. „Wir haben da einen klaren Schnitt gemacht. Und der wirkt“, so Eckhardt.

Michael Eckhardt über Mitarbeiter-Dummheit

Man habe vor der Frage gestanden, ob es an der Technik, der Organisation oder dem Personal gelegen habe. „Unsere Mitarbeiter sind nicht dümmer als anderswo. Da liegen wir in der Normalverteilung“, schätzt Eckhardt. Und so habe man komplett auf Neuorganisation gesetzt.

Und die wirkt. Nach außen, aber auch nach innen, wie Laura Maibaum vom Bürgerbüro-Team bestätigen kann: „Wir sind jetzt besser strukturiert, weil nicht mehr alle alle Aufgaben übernehmen müssen, sondern es klare Zuständigkeiten gibt.“

Mitarbeiter wurden bei der Arbeit gefilmt

Für Entlastung im Büro habe aber zum Beispiel auch geführt, dass die Erdgeschoss-Büros nicht mehr von außen einsehbar seien. Da gibt es jetzt Folien, die verhindern, dass die Mitarbeiter von außen bei der Arbeit gefilmt werden. „Das hat es alles geben“, so Eckhardt.

Nun könne das Personal also besser vorbereitet, aufgestellt und ruhiger arbeiten. Das führe zu einem Krankenstand, der aktuell bei Null liege. „Und im öffentlichen Dienst geht es mit Krankschreibungen schnell“, wie Eckhardt weiß, der früher auch Personaldezernent war.

Das hat man im Bürgerbüro alles geändert

Was aber sind nun die Vorteile für den Bürger? Die listet Detlef Grunau genau auf:

  • Ab 2.11. (Dienstag) werden die Öffnungszeiten des Bürgerbüros in der Mittagszeit ausgeweitet. Statt bis 12 Uhr werden montags und dienstags bis 13 Uhr und donnerstags bis 12.30 Uhr Termine vergeben. So könne man 50 zusätzliche Termine pro Woche anbieten.
  • Durch Neuorganisation der Terminvergabe werden Doppel- und Dreifachbuchungen von Terminen unmöglich. Bisher gebe es im Schnitt bis zu zehn Termine am Tag, zu denen kein Bürger erscheint. Die stehen jetzt für „echte“ Kunden zur Verfügung.
  • Ab 25.10. (Montag) stehen dauerhaft Termine im Sechs-Wochen-Rhythmus zur Verfügung. An jedem Tag werden um 7.45 Uhr neue Termine freigegeben.
  • Im Bürgerbüro stehen zwei Ausgabeschalter zur Verfügung, an denen Bürger ohne vorherige Terminbuchung bestimmte Kurzanliegen (Führungszeugnis, Meldebescheinigung, Steuer-ID, Lebensbescheinigung, Haushaltsbescheinigung der Familienkasse, Untersuchungsberechtigungsschein) erledigen und fertige Personalausweise abholen können. Das schaffe weitere Kapazitäten für Terminvergaben.

IT-Ausstattung ist erneuert worden

Im Monat schaffe man so im Schnitt 1325 Termine, hinzu kämen 364 erledigte Kurzanliegen ohne Termin und 711 Castrop-Rauxeler, die nur Dokumente abholen. Mit allen Änderungen sei man inzwischen wieder so weit, Bürgern innerhalb von sechs Wochen einen Termin zusichern zu können. „Unser nächstes Ziel ist es, diese Zeit auf vier Wochen zu senken“, so Detlef Grunau.

Das sei eine realistische Größe, glaubt auch Michael Eckhardt. Dazu werde man weiter an vielen Stellschrauben drehen. So wird gerade etwa auch die Arbeitsweise des Bochumer Callcenters genau auf den Prüfstand gestellt, versichert Eckhardt. Zudem habe man die IT-Ausstattung des Bürgerbüros auf den neuesten Stand gebracht, um Rechnerausfälle zu verhindern

Wenn man es dann noch schaffe, auch auf Bürgerseite für etwas mehr Eigenverantwortung zu sorgen, sehe man sich auf einem ausgezeichneten Weg. „Nicht jedes Amtsgeschäft muss ja von heute auf morgen erledigt werden. Zumal wir echt niemandem hinterherlaufen und Bußgeld verhängen, der seinen Personalausweis nicht sofort zum Stichtag verlängert hat.“

Eines Tages könnte man dann vielleicht sogar auch in Castrop-Rauxel wieder an eine dosierte Menge von Spontanterminen denken, wie es in Gelsenkirchen etwa schon wieder gehandhabt wird. „Mit der Warterei war das ja in Corona-Zeiten lange undenkbar“, so Laura Maibaum.

Digitalisierung ist noch weit entfernt

Und wie sieht es mit einer Digitalisierung der Angebote im Bürgerbüro aus, wollten wir wissen. „Es ist ganz schrecklich, wie wenig weit wir da in den Behörden sind“, machte Eckhardt keinen Versuch, die mangelnde Digitalisierung zu beschönigen. Da sei die nötige Vernetzung der Kommunen noch ganz weit entfernt, zudem werde ständig die Frage der Datensicherheit ins Feld geführt.

Und so bleiben die digitalen Angebote des Bürgerbüros bisher noch spartanisch. Ein Führungszeugnis, eine Meldebescheinigung oder eine Steuer-ID könne man digital beantragen. „Aber da muss ein Siegel drauf, darum muss das hier ausgedruckt, gesiegelt und dann per Post verschickt oder abgeholt werden“, relativiert Laura Maibaum die Digitalität auch dieser Angebote.

Über den Autor
Castrop-Rauxel und Dortmunder Westen
1961 geboren. Dortmunder. Jetzt in Castrop-Rauxel. Vater von drei Söhnen. Opa. Blogger. Interessiert sich für viele Themen. Mag Zeitung. Mag Online. Aber keine dicken Bohnen.
Zur Autorenseite
Thomas Schroeter