Die neue Software soll die Terminbuchung erleichtern. © Thiel
Stadtverwaltung

Terminbuchung bei den Dortmunder Bürgerdiensten ist jetzt einfacher

Die Bürgerdienste setzen eine neue Software für die Terminbuchung ein. Damit hofft die Stadt, auch mehr Termine anbieten zu können. Dafür müssen die Dortmunder allerdings mitmachen.

Als Rechtsdezernent Norbert Dahmen Ende 2018 beruflich nach Dortmund gezogen ist, musste er selbst leidvoll erfahren, dass die Ummeldung seines neuen Wohnsitzes und seines Autos „etwas kompliziert“ war. Erst „vier bis sechs Wochen später“ bekam er einen Termin bei den Bürgerdiensten – für die geradezu ironischerweise er als Dezernent zuständig ist.

„Die Software war nicht die modernste“, sagte er nun bei der Vorstellung einer neuen Software zur Terminbuchung. Die soll nun helfen, den Service der Bürgerdienste zu verbessern.

Die Einführung habe so lange gedauert, weil die Pandemie dazwischen gekommen sei und weil die Stadt eine leistungsfähige Lösung für die vielen anfallenden Daten einer Großstadt brauche, so Dahmen. So etwas gebe es nicht von der Stange. Außerdem habe es Probleme mit dem Anbieter gegeben, ergänzte Digitalisierungsdezernent Christian Uhr.

Terminbuchung ist einfacher

Seit dem 18. Oktober läuft nun die neue Software, die vorab schon beim Standesamt und in anderen Verwaltungsbereichen erprobt wurde. Sie soll die Terminbuchung nun weniger kompliziert machen.

Dortmunder können jetzt standortübergreifend – also für alle zwölf Bezirksverwaltungsstellen und das Dienstleistungszentrum in der Innenstadt – den nächsten freien Termin suchen. Bislang musste in der Suchmaske einzeln für jeden Standort gesucht werden.

Auch sonst gibt es mehr Filter für die Suche, und man kann die Termine automatisiert im eigenen digitalen Kalender speichern.

Es gibt auch mehr Termine – unter anderem, weil die Bürgerdienste mit der neuen Software die Buchungen variabler steuern können als mit dem alten System, erläuterte der Leiter der Bürgerdienste, Manfred Kruse. So werden zum Beispiel für die Ausgabe eines Führungszeugnisses und die Abholung der Meldebescheinigung nicht mehr zehn Minuten veranschlagt, sondern nur noch fünf.

Erinnerung per E-Mail

Es gibt aber einen weiteren Grund, warum künftig mehr Termine zur Verfügung stehen könnten; denn zu jeder Buchung erhält man gleich einen Code zur Stornierung und darüber hinaus eine Erinnerungs-E-Mail mit der weiteren Möglichkeit, mit einem Klick den Termin abzusagen, falls man ihn doch nicht wahrnehmen kann. Dadurch wiederum würden mehr Termine frei, hofft Dahmen, die ein anderer dann spontan buchen kann.

Rechtsdezernent Norbert Dahmen (v.l.), Personaldezernent Christian Uhr und der Leiter der Dortmunder Bürgerdienste Manfred Kruse stellten die neue Terminsoftware vor.
Rechtsdezernent Norbert Dahmen (v.l.), Personaldezernent Christian Uhr und der Leiter der Dortmunder Bürgerdienste Manfred Kruse stellten die neue Terminsoftware vor. © Kolle © Kolle

Die sogenannte No-show-Quote, also der Anteil der Menschen, die einen Termin einfach sausen lassen, ohne sich abzumelden, betrug bei den Bürgerdiensten bislang im Schnitt 10 bis 13 Prozent, in manchen Stadtbezirken sogar bis zu 26 Prozent. Viele würden auch vorsorglich mehrere Termine buchen, sie dann aber nicht stornieren, bedauerte Dahmen.

„Für nicht wahrgenommene Termine können wir keine Gebühren nehmen“, sagte Personaldezernent Christian Uhr, „aber wir können nicht für leere Termine Personal bereitstellen.“

Mut, Termine zu überbuchen

Was aber laut Dahmen möglich sein könnte: In den Bezirken, wo trotz der einfachen Stornierungsmöglichkeit die No-show-Quote hoch bleibt, „haben wir dann den Mut, Termine zu überbuchen.“

Ansonsten bleibt aber auch einiges beim Alten. So kann man Termine nur 14 Tage im Voraus buchen. Die Stadt will damit das Termin-Hamstern unterbinden. Jeden Morgen werden weiterhin neue Termine eingestellt.

Wer davon profitieren will, sollte wie bisher auch bereits um 7 Uhr ins Netz gucken. Und auch die Dienstzeiten der Bürgerdienste werden nicht ausgeweitet. Denn: Für Letzteres brauche es eine Betriebsvereinbarung, führte Dahmen aus.

Auch Anruf möglich

Das schließe aber nicht aus, dass in der Hochsaison Bürgerdienste-Mitarbeiter auf freiwilliger Basis zu Sonderöffnungszeiten wie samstags arbeiten, wie Ende letzten Jahres geschehen bei der Kfz-Anmeldung oder kurz vor den Ferien zur Ausstellung von Ausweispapieren.

Wer mit der Digitalisierung nichts am Hut hat, kann die Bürgerdienste auch weiter anrufen: 0231/50-111 50.

Über die Autorin
Redaktion Dortmund
Stellvertretende Leiterin der Dortmunder Stadtredaktion - Seit April 1983 Redakteurin in der Dortmunder Stadtredaktion der Ruhr Nachrichten. Dort zuständig unter anderem für Kommunalpolitik. 1981 Magisterabschluss an der Universität Bochum (Anglistik, Amerikanistik, Romanistik).
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Gaby Kolle