Warum die Gemeinde Ascheberg Akten digitalisiert

Fragen & Antworten

Bisher läuft in der Gemeinde Ascheberg nichts ohne Papier - außer die Steuerbescheide. Das soll sich jetzt ändern. Es wird ein sogenanntes Dokumenten-Management-System (DKM) eingeführt, um die Akten zu digitalisieren. Hat das Auswirkungen auf die Bürger? Wir beantworten die wichtigsten Fragen.

ASCHEBERG

, 21.07.2017, 17:10 Uhr / Lesedauer: 2 min
Warum die Gemeinde Ascheberg Akten digitalisiert

Akten zum Arag-Erbstreit liegen am 05.04.2017 im Landgericht in Düsseldorf (Nordrhein-Westfalen) auf einem Tisch. Ein jahrzehntelanger Erbstreit an der Spitze des Arag-Konzerns ist am Mittwoch vorerst zu Ende gegangen. Nach 34 Jahren verkündete Richterin Barbara Strupp-Müller die Entscheidung. Arag-Chef Faßbender muss seiner Schwester demnach rund 3,5 Millionen Euro zahlen. Damit wurde auch der längste je am Düsseldorfer Landgericht geführte Prozess beendet - zumindest in der ersten Instanz. Foto: David Young/dpa +++(c) dpa - Bildfunk+++ | Verwendung weltweit

Wie ist der Status quo?

Mit Ausnahme der versendeten Steuerbescheide sind laut Hauptamtsleiterin Anne Markfort alle anderen Akten im Ascheberger Rathaus an der Dieningstraße papiergebunden.

Ein sogenanntes „Dokumenten-Management-System“ (DMS), mit dessen Hilfe ursprünglich papiergebundene Schriftstücke elektronisch erfasst werden, gibt es nicht, soll aber eingeführt werden und ein laut Markfort „großer Schritt sein, um die Verwaltung in Zukunft moderner aufzustellen“.

Was bedeutet das?

In erster Linie bedeutet das für die Verwaltungsmitarbeiter weniger Papierkram. Prall gefüllte Aktendeckel sollen abgeschafft werden. Auch die Kommunikation – innerhalb der Verwaltung und mit anderen Behörden – soll vereinfacht werden.

Ist das System in den Arbeitsalltag integriert, verspricht sich die Gemeinde Ascheberg davon eine deutliche Arbeitserleichterung. Zur Verfügung stellt das „Dokumenten-Management-System“ die Firma Citeq aus Münster, die als IT-Dienstleister bereits für Ascheberg arbeitet.

Wann wird das DMS eingeführt?

Im nächsten Jahr. Angepeilt ist für 2018, digitale Arbeitsabläufe zu entwickeln und schriftgebundene Akten elektronisch zu archivieren. Den Anfang macht das Rechnungswesen.

Welcher Aufwand ist damit verbunden?

In erster Linie ein hoher Schulungsaufwand für die Mitarbeiter. 86 Verwaltungsstellen sind im Haushalt der Gemeinde Ascheberg festgeschrieben, davon 60 Bildschirmarbeitsplätze.

An allen 60 Arbeitsplätzen werden sogenannte „Rechercheclients“ installiert – Programme, mit denen jeder Mitarbeiter auf ein Zentralsystem zugreifen kann. „Fußwege und Liegezeiten wird es nicht mehr geben, das spart enorm viel Zeit“, sagt Markfort.

Wie viel kostet das DMS?

Knapp 30.000 Euro im Jahr. Die beinhalten den Grundpreis für das DMS (2430 Euro pro Quartal) und die Bereitstellung der Rechercheclients (120 Euro pro Client pro Quartal). Im Haushalt für 2018 sollen diese Kosten festgesetzt werden.

Wird es dabei bleiben?

Nein. Funktionieren die Arbeitsabläufe im Rechnungswesen, soll das DMS auch in anderen Fachbereichen eingeführt werden. Dazu werden immer neue Module benötigt, zum Beispiel für Personal- oder Gebäudeakten. Aber, sagt Markfort: „Je mehr wir digital erledigen, desto wirtschaftlicher wird das für die Zukunft.“

Allein das Schreddern und die Entsorgung von Akten „kostet viel Geld, das wir in Zukunft sparen können.“ Auch Kosten für Archivräume und den Versand von Dokumenten würden gesenkt.

Was bedeutet das DMS für den Bürger?

Vom DMS direkt betroffen ist der Bürger nicht. Allerdings ist die Einführung des Verwaltungssystems Teil eines E-Government-Prozesses, der Informations- und Kommunikationsprozesse in Zukunft weiter vereinfachen soll. „Es geht darum, noch mehr Dienstleistungen online anzubieten“, so Markfort, etwa die Umbestellung der Mülltonne oder die Erfassung eines neuen Wohnortes.

Personalausweis und Polizeiliches Führungszeugnis sind von diesen Prozessen bis auf Weiteres ausgenommen. Markfort: „Da wird es schwierig mit der Authentifizierung.“

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