Caritas-Werkstatt

Digitalisierung von Akten: Gemeinde Nordkirchen holt sich Hilfe vor Ort

In der Gemeindeverwaltung Nordkirchen soll es bald digitale Akten geben. Dazu holt sie sich Unterstützung. Eine sogenannte Win-Win-Situation für beide Seiten.
Tausende Akten der Gemeinde Nordkirchen werden derzeit von Beschäftigten der Caritas-Werkstatt an der Mühlenstraße digitalisiert.
Tausende Akten der Gemeinde Nordkirchen werden derzeit von Beschäftigten der Caritas-Werkstatt an der Mühlenstraße digitalisiert. © Gemeinde Nordkirchen/Laouari

Die Gemeinde Nordkirchen arbeitet zurzeit intensiv daran, ihre analogen Akten zu digitalisieren. Unterstützung bekommt sie dabei seit Beginn dieses Jahres von der Caritas-Werkstatt an der Mühlenstraße. An einem von der Gemeinde extra dafür eingerichteten und datenschutztechnisch abgesicherten Arbeitsplatz sind seit Januar im Wechsel mehrere Beschäftigte der Caritas-Werkstatt damit beauftragt, Papierakten einzuscannen und digital abzuspeichern, heißt es in einer Pressemitteilung der Gemeinde Nordkirchen.

„Insgesamt 4000 Akten werden in der Caritas-Werkstatt jetzt im ersten Projekt nach und nach digitalisiert“, macht Monika Haub deutlich, die im Rathaus für den Bereich Digitalisierung zuständig ist. Voraussichtlich Ende April wird die Arbeit des ersten Auftrags beendet sein, schätzt Monika Haub. Die Zusammenarbeit zwischen Gemeinde und Caritas-Werkstatt bei der Akten-Digitalisierung wird aber darüber hinaus fortgesetzt.

Vorteil bei Umzügen

„Digitale Akten vereinfachen die Verwaltungsarbeit unheimlich“, macht Haub deutlich. Auch mit Blick auf den geplanten Umbau des Nordkirchener Rathauses und die damit verbundenen Umzüge der Verwaltung hätten digitale Akten einen großen Vorteil gegenüber Papierakten.

Und auch die Caritas-Werkstatt ist sehr zufrieden, mit dem Auftrag der Gemeinde Nordkirchen ein neues Tätigkeitsfeld beschreiten zu können, wie Werkstattleiterin Katja Alfing erklärt. Bisher arbeiten die rund 250 Beschäftigten in der Caritas-Werkstatt Nordkirchen – hauptsächlich handwerklich – unter anderem in den Bereichen Montage und Verpackung, Schreinerei, Hand- und Paramente-Stickerei sowie im Bereich Garten- und Landschaftspflege. Im Bereich Digitaldruck arbeitet die Werkstatt bereits mit der Gemeinde zusammen, hier entstehen zum Beispiel Tassen und Einkaufstaschen, die in der Tourist-Information erworben werden können.

Zusätzlicher Arbeitsbereich

Durch die Zusammenarbeit mit der Gemeinde Nordkirchen im Bereich Digitalisierung ist jetzt ein zusätzlicher Arbeitsbereich geschaffen worden. So kämen auch Beschäftigte stärker zum Zug, die sich für eine Arbeit am Computer interessieren, erklärt die Werkstattleiterin.

„Die Caritas-Werkstatt gehört schon seit vielen Jahren fest zur Gemeinde Nordkirchen und leistet seit jeher eine wichtige Arbeit für Menschen mit Behinderung. Wir sind deshalb sehr froh, dass wir bei dem für uns so wichtigen Thema Digitalisierung mit der Caritas zusammenarbeiten können“, sagt Bürgermeister Dietmar Bergmann. Besonders erfreulich sei in seinen Augen, dass nicht nur die Gemeindeverwaltung profitiere, sondern auch die Caritas-Werkstatt.

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